Privacyverklaring — QuickEco

Wagoe BV — Versie 1.0, ingaand per 18 augustus 2026

Deze Privacyverklaring legt uit hoe Wagoe BV, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42059747, gevestigd te Burg. Snijdersstraat 13, 6363 BG Wijnandsrade, Nederland ("wij", "ons"), persoonsgegevens verwerkt in verband met QuickEco (de "Dienst").

U vraagt zelf, voor uzelf of uw eigen organisatie, Rapporten aan over een door u opgegeven adres — het eerste kosteloos als demo, volgende tegen betaling. Voor de gegevens die u daarbij invoert of aanlevert zijn wij verwerkingsverantwoordelijke — niet verwerker namens u. Zie artikel 2 voor de volledige toelichting en de uitzondering die daarop kan gelden.

1. Gegevens die wij verwerken

1.1 Contact- en aanvraaggegevens

• E-mailadres (voor het versturen van de Toegangscode en het Rapport)
• Het door u opgegeven adres waarover het Rapport wordt aangevraagd
• IP-adres van de aanvraag

Het aanvraagformulier toont ook een naam- en telefoonveld. Deze worden op dit moment niet opgeslagen — alleen e-mailadres, adres en IP-adres worden bewaard.

Doel: het verstrekken van een Toegangscode, het genereren en toesturen van het Rapport, en het voorkomen van misbruik.

Rechtsgrondslag: uitvoering van uw verzoek (art. 6 lid 1 sub b AVG) en gerechtvaardigd belang bij misbruikpreventie (art. 6 lid 1 sub f AVG) — herhaalde aanvragen voor de gratis demo vanaf hetzelfde e-mailadres, domein of IP-adres binnen 24 uur worden geweigerd.

1.2 Facturerings- en betalingsgegevens (bij een betaalde Aankoop)

Zodra u een los Rapport, een Strippenkaart of een Abonnement aanschaft, verwerken wij aanvullend:

• Naam contactpersoon, bedrijfsnaam, factuuradres en btw-nummer
• Betaalde bedragen en factuurgegevens

Wij verzorgen facturering via ons eigen facturatie- en licentiesysteem en bewaren factuurgegevens gedurende 7 jaar ter voldoening aan de fiscale bewaarplicht. Betalingsverwerking vindt plaats via een betaalprovider; wij slaan geen volledige betaalgegevens (zoals kaartnummers) zelf op.

Het kosteloze demo-Rapport genereert geen factuur- of betaalgegevens.

Rechtsgrondslag: uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG); wettelijke verplichting voor de fiscale bewaarplicht (art. 6 lid 1 sub c AVG).

1.3 Door u aangeleverde bestanden

• Het door u geüploade NDFF-bestand met soortwaarnemingen
• Het gegenereerde Rapport (.docx)

Een NDFF-export kan de naam van een waarnemer bevatten. U bent zelf verantwoordelijk voor een rechtmatige herkomst van dit bestand.

Voor de landschapskarakterisering in het Rapport (paragraaf 2.1) sturen wij het opgegeven adres en de geaggregeerde soortgegevens uit uw NDFF-bestand (soortnamen en aantallen per categorie — geen namen van waarnemers of andere persoonsgegevens) naar Regolo.ai, een Europese AI-aanbieder, om deze paragraaf automatisch te laten opstellen.

Doel: het genereren van het Rapport, inclusief de landschapskarakterisering.

Rechtsgrondslag: uitvoering van uw verzoek (art. 6 lid 1 sub b AVG).

1.4 Gebruiks- en technische gegevens

• Loggegevens (IP-adres, browsertype, tijdstempels, bezochte pagina's binnen de Dienst)
• Foutmeldingen en prestatiegegevens ten behoeve van onderhoud
• Een interne meldings-e-mail per aanvraag naar ons eigen supportadres, met daarin het opgegeven e-mailadres, adres en IP-adres

Doel: beveiliging, foutopsporing en verbetering van de Dienst.

Rechtsgrondslag: gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG).

Wij maken geen gebruik van advertentietrackers en verkopen geen persoonsgegevens.

2. Rolverdeling: verwerkingsverantwoordelijke, niet verwerker

De Dienst is geen algemene toepassing waarin u een eigen klantenbestand beheert namens wie wij als verwerker optreden. U vraagt zelf, voor uzelf of uw eigen organisatie, Rapporten aan over een door u opgegeven adres en levert daarvoor zelf een NDFF-bestand aan. Voor de gegevens genoemd in artikel 1 — inclusief uw facturatiegegevens bij een betaalde Aankoop — zijn wij verwerkingsverantwoordelijke.

Uitzondering: voor zover het door u geüploade NDFF-bestand persoonsgegevens van derden bevat (bijvoorbeeld een waarnemersnaam), bent u zelf verantwoordelijk voor de rechtsgrondslag daarvan; wij verwerken dat bestand uitsluitend om het Rapport te genereren en niet voor eigen doeleinden.

Er is in de huidige versie van de Dienst geen aparte Verwerkersovereenkomst van toepassing. Zodra een toekomstige functionaliteit dit wel vereist — bijvoorbeeld wanneer u zelf gegevens van uw eigen klanten of relaties in de Dienst gaat beheren — publiceren wij een Verwerkersovereenkomst en informeren wij u daarover.

3. Bewaartermijnen

4. Ontvangers en subverwerkers

Wij delen persoonsgegevens uitsluitend met:

• PDOK / Kadaster / Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) — Nederlandse overheids-open-databronnen, voor het opzoeken en verrijken van het door u opgegeven adres
• Hostinger — voor het versturen van de Toegangscode en het Rapport per e-mail (EU)
• Hostingprovider — hosting van de applicatie en database, uitsluitend binnen de Europese Unie. De naam van de hostingprovider is op verzoek beschikbaar via arena@wagoe.com.
• Eigen facturatie- en licentiesysteem — facturering en administratie, uitsluitend bij een betaalde Aankoop (geen externe subverwerker)
• Betaalprovider — betalingsverwerking, uitsluitend bij een betaalde Aankoop.
• Regolo.ai — AI-tekstgeneratie voor de landschapskarakterisering (paragraaf 2.1 van het Rapport); ontvangt het opgegeven adres en geaggregeerde soortgegevens uit uw NDFF-bestand, geen persoonsgegevens van derden (EU)

Wij delen persoonsgegevens niet met andere derden, tenzij wettelijk verplicht.

5. Internationale doorgiften

Wij streven ernaar persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte te verwerken. Waar een subverwerker gegevens buiten de EER verwerkt, zorgen wij voor passende waarborgen (EU-standaardcontractbepalingen of adequaatheidsbesluit).

6. Beveiliging

Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleuteling in transit en at rest, toegangscontroles op basis van het least-privilege principe, en regelmatige back-ups.

7. Uw rechten als betrokkene

Op grond van de AVG heeft u het recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking van of bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, alsmede het recht op gegevensoverdraagbaarheid. U kunt deze rechten uitoefenen door een e-mail te sturen naar arena@wagoe.com. De Dienst biedt op dit moment geen zelfbedieningsfunctionaliteit voor inzage, export of verwijdering; wij handelen uw verzoek binnen twee werkdagen af. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

8. Cookies

De Dienst gebruikt uitsluitend functionele cookies die noodzakelijk zijn voor de werking van de applicatie (sessiecookies voor inloggen, CSRF-beveiliging). Wij gebruiken geen advertentie- of cross-site trackerscookies.

9. Wijzigingen

Wij kunnen deze Privacyverklaring van tijd tot tijd bijwerken. Materiële wijzigingen worden ten minste 30 dagen van tevoren aangekondigd via e-mail of via de Dienst. De actuele versie is altijd beschikbaar in de Dienst en op onze website.

Contact voor privacyzaken: Wagoe BV, Burg. Snijdersstraat 13, 6363 BG Wijnandsrade, Nederland — arena@wagoe.com — KVK 42059747